Начальник отдела информационных систем 1С (ОИС)

Бухгалтерия


logo predp

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизированный бухгалтерский учёт предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:

  • проведение математических вычислений (исчисление налогов и сборов, итоговых сумм),
  • создание выборок и сводных отчётов;
  • хранение сведений (справочники, журналы),
  • заполнение бланков (накладных, счетов-фактур).

Возложение на технику перечисленных задач не означает, что роль специалиста обесценилась. Напротив, нагрузка на него возрастает – он принимает решение о способе отражения операций в системе, проводит аналитические и контрольные процедуры, выполняет первичную регистрацию документов в базе.

Владение информационными технологиями подразумевает соответствующую квалификацию, следовательно, и более высокую оплату труда.

Для чего автоматизировать бухгалтерский учёт

Если сократить штат и сэкономить на заработной плате не получится (см. законная организация сокращения персонала), то зачем же переводить бумажное делопроизводство в электронный вид?

Перечислим преимущества, которые даёт автоматическая бухгалтерия:

  • быстрое и безошибочное заполнение реквизитов (в счетах, счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, расходных ордерах, платёжных поручениях);
  • оперативная обработка информационного массива;
  • представление аналитики в наглядном виде (диаграммы, графики, таблицы);
  • формирование разнообразных регистров (расчётно-платёжных ведомостей, кассовой книги, книг продаж и покупок);
  • уменьшение количества бумаг;
  • мгновенный обмен информацией между подразделениями, между руководителем и подчинёнными;
  • исключение арифметических ошибок;
  • общение через Интернет с контролирующими государственными органами, банками;
  • прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности;
  • быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Кому необходима автоматизация бухгалтерии

Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени. Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений. Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации; расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные электронной подписью акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

Подготовительные процедуры

Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

Первый этап – сбор и систематизация информации

Изучаются внутрифирменные акты:

  • Учётная политика;
  • План счетов;
  • должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

  • график документооборота;
  • маршруты движения информации;
  • распределение служебных обязанностей.

Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие — в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

Второй этап – составление технического задания

После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

Окончательно утверждается:

  • структура бухгалтерии (должности и функционал);
  • перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов);
  • масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы);
  • выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

Важная составляющая — разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

Третий этап – подбор программного обеспечения

Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

  • величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение;
  • совместимость с установленной операционной системой;
  • возможность и стоимость обучения персонала;
  • представленность в регионе обслуживающих фирм;
  • соответствие потребностям пользователей;
  • технические параметры имеющегося оборудования;
  • наличие сетевой и локальной версий.

Перечень программ

Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

«1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

«1С:Бухгалтерия 8» – это профессиональный инструмент для ведения учета, подготовки и сдачи обязательной отчетности.

Понятный учет в соответствии с законодательством Республики Беларусь потребностями бизнеса, экономия времени при проведении расчетов с контрагентами, оформлении документов и хозяйственных операций, эффективная поддержка пользователей в сочетании с высоким комфортом работы – лишь некоторые ключевые особенности «1С:Бухгалтерии 8».

Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl-Enter