Бухгалтэрыя

Бухгалтэрыя

Што такое аўтаматызацыя бухгалтарскага ўліку?

Аўтаматызаваны бухгалтарскі ўлік прадугледжвае перадачу часткі функцый ад чалавека да тэхнікі, у тым ліку:

• правядзенне матэматычных вылічэнняў (падлік падаткаў і збораў, выніковых сум),
• стварэнне выбарак і зводных справаздач;
• захоўванне звестак (даведнікі, часопісы),
• запаўненне бланкаў (накладных, рахункаў-фактур).

Ускладанне на тэхніку пералічаных задач не азначае, што роля спецыяліста абясцэнілася. Наадварот, нагрузка на яго ўзрастае – ён прымае рашэнне аб спосабе адлюстравання аперацый у сістэме, праводзіць аналітычныя і кантрольныя працэдуры, выконвае першасную рэгістрацыю дакументаў у базе.

Валоданне інфармацыйнымі тэхналогіямі мае на ўвазе адпаведную кваліфікацыю, такім чынам, і больш высокую аплату працы.

Для чаго аўтаматызаваць бухгалтарскі ўлік?

Калі скараціць штат і зэканоміць на заработнай плаце не атрымаецца (гл. Законная арганізацыя скарачэння персаналу), то навошта ж перакладаць папяровае справаводства ў электронны выгляд?

Пералічым перавагі, якія дае аўтаматычная бухгалтэрыя:

• хуткае і беспамылковае запаўненне рэквізітаў (у рахунках, рахунках-фактурах, таварна-транспартных накладных, расходных ордэрах, плацежных даручэннях);
• аператыўная апрацоўка інфармацыйнага масіва;
• прадстаўленне аналітыкі ў наглядным выглядзе (дыяграмы, графікі, табліцы);
• фарміраванне разнастайных рэгістраў (разлікова-плацежных ведамасцей, касавай кнігі, кніг продажаў і пакупак);
• памяншэнне колькасці папер;
• імгненны абмен інфармацыяй паміж падраздзяленнямі, паміж кіраўніком і падначаленымі;
• выключэнне арыфметычных памылак;
• зносіны праз Інтэрнэт з кантралюючымі дзяржаўнымі органамі, банкамі;
• празрыстасць і падкантрольнасць фінансава-гаспадарчай дзейнасці;
• хуткая рэакцыя на змены ў заканадаўстве.

Каму неабходная аўтаматызацыя бухгалтэрыі?

Абыходзяцца без кампутара толькі мікрапрадпрыемствы, якім закон дазваляе здаваць папяровую справаздачнасць. Іншыя эканамічныя суб'екты абавязаны перакладаць дадзеныя ў лічбавы выгляд. У выніку, нават сярэднія і малыя фірмы хаця б часткова выкарыстоўваюць у бухуліку кампутары.

Кіраўнікі і ўласнікі, дзякуючы тэхналогіях, ведаюць стан фінансаў, колькасць тавараў на складах, бягучы прыбытак. Гаспадарчыя і разліковыя аперацыі адсочваюцца ў рэальным часе. Рэгулярны кантроль над актывамі зводзіць да мінімуму верагоднасць злоўжыванняў. Шматкроць узрастаюць варыянты групоўкі, выбаркі, шматступеннага сартавання інфармацыі; пашыраныя магчымасці павышаюць якасць кіраўніцкіх рашэнняў.

Бухгалтары вызваляюцца ад руцінных матэматычных дзеянняў, запаўнення бланкаў і складання ведамасцяў. Павялічваецца час для правядзення кантрольных праверак, павышэння кваліфікацыі, узаемадзеяння з контрагентамі.

Работнікі на працягу некалькіх хвілін атрымліваюць даведкі і выпіскі з фінансава-эканамічнай і кадравай службаў.

Наладжаны дакументаабарот выключае вытворчыя прастоі або затрымку адгрузкі са склада з-за доўгага афармлення накладных і рахункаў. Падпісаныя электронным подпісам акты і рахункі-фактуры даходзяць да пакупнікоў за імгненні замест некалькіх дзён.

Нават адпраўленыя за некалькі хвілін да завяршэння дня справаздачы прымаюцца ў падатковую iнспекцыю або фонды, і штрафы за несвоечасовую іх падачу не назначаюцца.

Падрыхтоўчыя працэдуры.

Сучасныя тэхналогіі дарагія. Аднак не толькі з-за цэны да іх выбару трэба падыходзіць адказна. Змена дадатка з аднаго на іншы прыводзіць да незапланаваных марнаванняў грошай і сіл, уносіць сур'ёзны дыскамфорт у калектыў. Пераходны перыяд багаты памылкамі, наступствы якіх – штрафныя санкцыі альбо неабгрунтаваныя пераплаты ў бюджэт.

Каб пазбегнуць праблем, укараненне навін адбываецца паэтапна.

Першы этап – збор і сістэматызацыя інфармацыі.

Вывучаюцца унутраныя акты фірмы:

• уліковая палітыка;
• план рахункаў;
• службовыя інструкцыі работнікаў, якія былі задзейнічаныя ў працэсах (у тым ліку кладаўшчыкоў, кадравікоў, забеспячэнцаў, прадстаўнікоў аддзела продажаў).

Аналізуецца парадак і механізмы апрацоўкі дакументацыі:

• графік дакументазвароту;
• маршруты руху інфармацыі;
• размеркаванне службовых абавязкаў.

Праведзеная падрыхтоўка выяўляе маштабы будучага абнаўлення –якія службы маюць патрэбу ў агульнай базе, а якія – у аўтаномнасці, спыніцца ці на лакальнай версіі ці ўзаемадзеянне будзе адбывацца ў сеткавым рэжыме. Выяўляюцца слабыя і моцныя бакі дакументаабароту. Прымаецца рашэнне аб рэарганізацыі штата або аб захаванні існуючай структуры.

Распрацоўшчыкі рэляцыйных баз характарызуюць пералічаныя крокі як аптымізацыю.

Другі этап – складанне тэхнічнага задання.

Пасля праведзенага абагульнення і аналізу дадзеных кіраўнік фармулюе тэхнічнае заданне.

Канчаткова сцвярджаецца:

• структура бухгалтэрыі (пасады і функцыянал);
• пералік і асаблівасці фарміруемых дакументаў і рэгістраў (рэкамендуецца прытрымлівацца АКУД для палягчэння задач праграмістаў);
• маштаб кампутарызацыі (у рамках аднаго падраздзялення або комплексна, закранаючы ўсе вытворчыя адзінкі);
• выдзелены бюджэт, з улікам наступнага абслугоўвання.

Важны складнік – распрацоўка класіфікатараў і метадаў кадавання. Пісьменны падыход да гэтага пытання мінімізуе рызыкі дублявання пазіцый і засмечвання аналітычных зводак.

Да прыкладу, двойчы ўведзеныя ў базу назвы матэрыялу здольны ўнесці блытаніну ў інвентарызацыю, сказіць памер матэрыяльных выдаткаў. Паўтор у даведніку контрагента завышае дэбіторскую і крэдыторскую запазычанасці, ускладняе зверку ўзаемаразлікаў.

Трэці этап – падбор праграмнага забеспячэння.

Затым ажыццяўляецца пошук і купля праграмнага забяспечання. Якія вызначаюць пры гэтым крытэры:

• велічыня выдаткаў на куплю, укараненне і суправаджэнне;
• сумяшчальнасць з усталяванай аперацыйнай сістэмай;
• магчымасць і кошт навучання персаналу;
• прадстаўленасць у рэгіёне абслугоўваючых фірмаў;
• адпаведнасць патрэбам карыстальнікаў;
• тэхнічныя параметры наяўнага абсталявання;
• наяўнасць сеткавай і лакальнай версій.

Пералік праграм.

Зрабіць выбар, калі ёсць выразна выкладзеныя патрабаванні, нескладана. Рынак насычаны прапановамі. Акрамя Інтэрнэт-сайтаў і артыкулаў з тлумачэннямі пра праграмныя магчымасцi і асаблівасцi можна звярнуцца непасрэдна да гандлёвых прадстаўнікоў.

Найбольшым попытам карыстаюцца айчынныя распрацоўкі. Прычына гэтага ў асаблівасцях нацыянальных стандартаў уліку, а таксама ў неабходнасці рэгулярнага абнаўлення.

«1С: Прадпрыемства» (Фірма «1С»)

У «1С» магутная тэхнічная падтрымка і вялікі лік спецыялістаў па ўсёй краіне. Хуткая рэакцыя на змены ў заканадаўстве, рэгулярнае абнаўленне знешняга выгляду, цеснае ўзаемадзеянне з кліентамі – адметныя асаблівасці брэнда.

Платформа насычана магчымасцямі, але вельмі патрабавальная да захавання методыкі працы і пры гэтым пастаянна ўскладняецца.

«1С: Бухгалтэрыя 8» – гэта прафесійны інструмент для вядзення ўліку, падрыхтоўкі і здачы абавязковай справаздачнасці.

Зразумелы ўлік у адпаведнасці з заканадаўствам Рэспублікі Беларусь патрэбамі бізнесу, эканомія часу пры правядзенні разлікаў з контрагентамі, афармленні дакументаў і гаспадарчых аперацый, эфектыўная падтрымка карыстальнікаў у спалучэнні з высокім камфортам працы – толькі некаторыя ключавыя асаблівасці «1С: Бухгалтэрыя 8».